كلمة المدير التنفيذي

يعمل قطاع تنظيم الفعاليات بمجموعة آماد جاهدًا على إنجاح جميع ما يُسنَد إليه من مهام التنظيم والإشراف على الفعاليات المختلفة، وذلك عبر التنسيق اللحظي والكامل مع المعنيين داخل الجهة المستفيدة من الفعالية، والتنظيم التام لجميع تفاصيل الفعالية ومواردها.

ويتطلب ذلك التعاون الوثيق بين قطاع الفعاليات من جهة، وبين الجهة المستفيدة من هذه الخدمة من جهة أخرى، بما يتضمن تشكيل لجنة إشرافية عليا يوكَل إليها العديد من مهام التنسيق، والتنظيم، والإدارة، والمتابعة، والتقييم،

وتلتزم الجهة المستفيدة من إقامة الفعالية بالإشراف الكامل على المهام الموكلة إلى قطاع الفعاليات بمجموعة آماد، وتقديم جميع وسائل الدعم المعنوي واللوجستي، مثل:

  • اعتماد الهوية الإعلامية للندوة، التي تشمل شعار الندوة، والإعلانات، والكتيبات، والبروشورات، والبنرات، والرول أب، والنوت بوك، والأوراق الرسمية، والفولدرات، وغيرها.
  • اعتماد السياسات العامة لتنظيم الفعالية.
  • اعتماد الجدول الزمني للفعالية.
  • اعتماد توصيات بقية فرق العمل المشكلة في قطاع الفعاليات بمجموعة آماد.
  • اعتماد الحلول المناسبة لأي معوقات قد تواجه أيًا من فرق العمل.
  • تقديم الدعم الكامل في كل ما من شأنه نجاح الفعالية.
  • استخراج التأشيرات للقادمين من خارج المملكة العربية السعودية.
  • إصدار الخطابات الرسمية للجهات الحكومية المعنية والجهات الخاصة للمشاركة في الفعالية.
  • التواصل مع الجهات الحكومية لتقديم التسهيلات اللازمة والدعم لإنجاح الفعالية.
  • دعوة أصحاب المعالي الوزراء المعنيين والجهات الرسمية المعنية بالفعالية للمشاركة في حفل الافتتاح والجلسة الأولى.
  • التواصل مع الجهات الحكومية المعنية لدعم الفعالية وتزويد القطاع بأي معلومات، وإحصائيات، وتقارير حول نشاطاتها ومشاريعها تحقيقًا لهدف الفعالية.

كما تلتزم آماد من جانبها بجميع المهام التنظيمية، بما يشمل التنظيم اللوجيستي، والتنظيم التسويقي والإعلامي، والتنظيم العلمي والفني، وتنظيم الضيافة، وتزوِّد كذلك الجهة المستفيدة من الفعالية بتقارير متتابعة عن مراحل سير العملية التنظيمية، وتطبِّق جميع التعديلات والملاحظات الواردة بخصوص التنظيم بما يتماشى مع الهدف الموضوع للفعالية والمنهجية المتفق عليها في عملية التنظيم.